Ve spolupráci se společností Expensa jsme vyvinuli nový modul pro vypořádání operací provedených s platebními kartami Expensa MasterCard. Tento modul by měl značně usnadnit práci uživatelům služby Expensa, která zjednodušuje nutné služební platby zaměstnanců na cestách v tuzemsku i v zahraničí.
Principy
Modul je určen k evidenci a zaúčtování pohybů na sběrném účtu a platebních kartách společnosti Expensa.
Společnost Expensa vydáva předplacené (prepaid) karty prostřednictvím, kterých je možné hradit náklady spojené s provozem aut, cestovní náklady, ubytování na služebních cestách apod. Zákazník má u společnosti Expensa veden sběrný účet, na který průběžně posílá peníze ze svého běžného účtu. Ze sběrného účtu pak alokuje peníze jednotlivým platebním kartám (zákaznické účty), ze kterých se hradí vybrané náklady.
Jednou za měsíc je k dispozici elektronický výpis, který lze přímo naimportovat do modulu Expensa. Po importu je výpis automaticky zaúčtován.
Nastavení
Vztahy a vazby pro automatické zúčtování se nastavují v několika nových číselnících:
- Kategorie – seznam typů položek (ubytování, bankomat, palivo, restaurace, taxi, letadlo apod.).
- Zdroje – seznam evidovaných účtů (sběrný účet, uživatelský účet).
- Typy – typy zúčtovávaných operací (poplatek, převod z BÚ, ostatní, atd.).
- Účtování – definice účtování pro kombinaci kategorie, jméno, číslo karty, zdroj, typ operace. Při účtování lze rozlišit, jedná-li se firemní náklad nebo osobní spotřebu, která se pak vyúčtuje ve mzdě pracovníka.
Zpracování
V okně modulu je ve výchozím stavu k dispozici aktuální stav sběrného účtu k datu posledního výpisu a seznam všech měsíčních výpisů. Postupně lze přejít na seznam položek jednoho výpisu a na detail konkrétní položky.
Samotné zpracování nového výpisu je jednoduché. Po načtení výpisu se provede automatické zúčtování.Pokud nelze položku zaúčtovat automaticky, může to účetní udělat ručně a zároveň má možnost automatické zaúčtování upravovat.
Doklady a účtenky k jednotlivým platbám kartami se evidují v modulu Závazky.
