Principy
Schvalování vydaných objednávek je volitelná funkce v modulu Nákup. Slouží ke kontrole objednávaného zboží a služeb prostřednictvím evidovaného schvalování odeslaných objednávek oprávněnými uživateli NBS. Schvalování objednávek ovlivňuje i návazné procesy příjmu zboží a faktur, kdy není umožněno přijímat zboží nebo fakturu na základě neschválené objednávky.
Nové objednávce se při zápisu přidělí tzv. schvalovací proces, který k ní doplní pracovníky (uživatele), kteří mají objednávku schválit a pořadí pracovníků, v němž je schvalování požadováno. Pracovníci jsou postupně systémem vyzývání k vyjádření. Systém hlídá případné prodlení při schvalování. Po úspěšném schválení lze objednávku odeslat a případně potvrdit na základě reakce dodavatele. Postup schvalování je podrobně uveden na každé objednávce.
Nastavení
Organizační struktura
Pro nastavení procesů schvalování objednávek je nutné naplnění organizačního schématu minimálně v rozsahu pracovních pozic souvisejících se schvalovacím procesem.
Schvalovací procesy
V číselníku Schvalovací procesy by měly být zahrnuty všechny varianty průběhu schvalování objednávek v podniku.
Nastavení osob
Každý proces popisuje požadované pracovní pozice, které mají objednávku schválit a pořadí (úrovně), v němž ji schvalují. Pracovní pozice se vybírají z organizačního schématu. Každá pozice je obsazena jedním nebo více pracovníky/uživateli, kteří budou dosazeni do procesu schvalování konkrétní objednávky.
Ve schvalovacích procesech se nastavují pozice z organizačního schématu, zatímco na objednávce jsou doplněni konkrétní pracovníci/uživatelé.
Pro každou pozici schvalovacího procesu lze určit, že pro schválení postačuje jen jeden pracovník zařazený na pozici.
Nastavení podmínek procesu
Proces zároveň zahrnuje popis podmínky určující, pro jakou objednávku bude použit: útvar, výkon, zakázka, částka, dokladová řada, obchodník apod. Tyto podmínky lze zákaznicky rozšiřovat.
Podmínky automatizují proces přidělení schvalovacího procesu konkrétní objednávky. V případě, že vlastnosti objednávky odpovídají více schvalovacím procesům, doplní se na ni pracovníci/uživatelé ze všech odpovídajících procesů.
Nastavení odpovědné osoby
V procesu se nastavuje odpovědná pozice z organizačního schématu, podle které je doplněn odpovědný pracovník objednávky. Je to osoba, která je upozorňována na prodlení schvalování, na odmítnutí nebo konečné schválení objednávky. Měl by to být obvykle nákupčí, který objednávku připravil.
Systém lze nastavit i tak, že odpovědným pracovníkem je uživatel, který objednávku pořídil a označil pro schvalování.
Systémové parametry
Na úrovni administrace systémových parametrů firmy se nastavuje jedna z možností: proces schvalování objednávek se nepoužívá / proces schvalování je volitelný pro každou objednávku / proces schválení je povinný pro všechny objednávky.
V třetím případě nelze odeslat objednávku, která nebyla schválena.
Práva
Dostupnost schvalovacích operací pro uživatele je dána nastavením práv a licencovaných modulů.
Dotazy v modulu Nákup
Pro snadné dohledání nákupní objednávky na schválení, již schválených objednávek apod. je v modulu Nákup potřeba připravit dotazy:
- Objednávky čekající na mé schválení (pro každého uživatele).
- Schválené objednávky (pro nákupčího).
- Odmítnuté objednávky (pro nákupčího).
- Objednávky s prodlením schvalovacího procesu (pro nákupčího).
E-mail notifikace
Pro upozornění účastníků schvalovacího procesu lze použít dva typy upozornění emailem, přičemž je lze kombinovat pro různé případy:
- Okamžité upozornění uživatele, že je požadováno schválení, že je objednávka schválena atd.
- Periodické upozornění, například denně, na sadu objednávek čekajících na schválení apod. (tento způsob je vhodný pro uživatele, kteří by byli zahlcení jednotlivými notifikacemi pro každý závazek).
Metodika a interní směrnice
Systém schvalování objednávek a odpovědnosti je vhodné popsat v interní podnikové metodice. Mějte na paměti. že od schválené objednávky se odvozuje přijetí faktury a její platba.
Potvrzení objednávky dané podpisem je nahrazeno volbou pracovníka jednoznačně identifikovaným uživatelským jménem a heslem.
Funkce schvalování objednávky
Proces a průběh schvalování objednávky je patrný ze schématu na záložce Schvalovací proces na záznamu objednávky.
ZÁPIS OBJEDNÁVKY A SPUŠTĚNÍ SCHVALOVÁNÍ
Objednávku ve stavu “nová” lze předat ke schvalování (nabídka Objednávka/Schvalování objednání). Tím se k objednávce doplní schvalující uživatelé v pořadí podle procesu/ů, které odpovídají vlastnostem objednávky.
Objednávky mají novou stavovou informaci Schválení.
Pokud je objednávka již schvalována, nelze ji měnit ani ve stavu Nový.
Neschválenou objednávku nelze odeslat, tedy ani přijmout.
SCHVALOVÁNÍ
Po spuštění schvalování odejde uživatelům prvním úrovně schvalování emailové upozornění na nutnost schválit objednávku. Schválení nebo odmítnutí může uživatel provést:
- Použitím odkazu ve zprávě a následným potvrzením volby ve webovém formuláři. Je vyžadováno přihlášení jménem a heslem a při odmítnutí je nutné uvést zdůvodnění.
- V modulu Objednávky (win aplikace Notia Business Server), volbou Objednávky/Schvalování objednání/Schválit objednávku… nebo Odmítnout objednávku… Při odmítnutí je nutné uvést zdůvodnění.
Po schválení všemi pracovníky/uživateli první úrovně se proces schvalování opakuje pro druhou a další úrovně.
Po schválení na poslední úrovni je objednávka označena za schválenou, je upozorněn odpovědný pracovník procesu a objednávku lze odeslat dodavateli.
PŘIDÁNÍ SCHVALOVATELE V PRŮBĚHU SCHVALOVÁNÍ
Pokud některý z uživatelů podílejících se na schvalovacím procesu považuje za vhodné nebo nutné schválení dalším pracovníkem, který se na schválení podle výchozího nastavení nepodílí, může jej do procesu u konkrétní objednávky přidat.
ZRUŠENÍ SCHVÁLENÍ
Schválení objednávky lze zrušit volbou Objednávky/Schvalování objednání/Zrušit schválení… Zrušení lze provést pouze v případě, kdy ještě nebyla objednávka schválena kýmkoli na vyšší úrovni. U objednávky, která je ve stavu Schválená nelze již schvalování měnit.
ZRUŠENÍ ODMÍTNUTÍ
Odmítnutí objednávky nelze vzít zpět.
ZRUŠENÍ CELÉHO PROCESU SCHVALOVÁNÍ
V případě dodatečně nalezené chyby dokladu nebo schvalovací procedury je možné zrušit celý schvalovací proces. Objednávka se převede do stavu Neschvaluje se a je potřeba ji znovu předat ke schvalování.
LOGOVÁNÍ SCHVALOVÁNÍ
Operace spojené se schvalováním jsou zaznamenávány v logu včetně jména uživatele a času provedení.