Hub je webová aplikace Notia, do které postupně převádíme firemní agendu z desktopu do prohlížeče. Teď přišla na řadu oblast, na kterou se čekalo nejvíc — Účetnictví. Přidali jsme dva moduly: Účetní zápisy pro každodenní práci s transakcemi a doklady a Účetní knihy pro sestavení rozvahy a výsledovky nad libovolně nastavenou pracovní knihou.
Účetní zápisy: transakce, doklady i zápisy na jedné obrazovce
V levém panelu máte celou strukturu období pohromadě — seznam transakcí a pod ním deníky po jednotlivých letech. U každé transakce hned vidíte, kolik obsahuje dokladů a v jakém je stavu kontroly: Bez chyb, S chybami, nebo Nezkontrolovaná. Nemusíte tedy nic otevírat, abyste zjistili, kde se práce zasekla.
Pravá část obrazovky se přepíná mezi dvěma úrovněmi detailu — Účetní doklady (hlavičky dokladů) a Účetní zápisy (jednotlivé řádky). Nový doklad i nový zápis zakládáte přímo zde, mezi navazujícími záznamy se posouváte na předchozí a další bez návratu do seznamu.
Kontrola a zaúčtování jako řízený postup
Zaúčtování nechceme mít jako jedno velké tlačítko, u kterého se drží palce. Proto jsou v modulu dva samostatné kroky. Nejdřív spustíte Zkontrolovat transakce — kontrola projede vybrané transakce a označí je stavem, u chybných si vyžádáte seznam konkrétních dokladů, které neprošly. Až potom přijde Zaúčtovat transakce, které zpracuje celou dávku najednou. Doklady lze navíc mezi transakcemi přesouvat, takže když se něco dostane do nesprávné transakce, řešíte to přesunem, ne přeúčtováním.
Ke každému dokladu se zapisuje, kdo ho předkontoval, kdo zkontroloval, kdo zaúčtoval a kdy — včetně dat dokladu, plnění, splatnosti a období. Auditní stopa tak vzniká sama, bez ruční evidence vedle systému.
Souběžná práce více účetních
Transakce se dají zamknout pro účtování, aby do nich během uzávěrky nikdo nezasahoval. Zámek ale není absolutní: k němu se nastavuje neuzamčení pro konkrétní uživatele, kteří v transakci pracovat smí. Kolegyně tak může dál doplňovat závazky, i když je transakce pro ostatní zamčená. Transakce, které nikdo nepotřebuje vidět, jde skrýt a kdykoli znovu zobrazit.
Seznamy, které si nastavíte po svém
- Filtry nad každým sloupcem a odznak s počtem aktivních filtrů, takže je vidět, proč seznam neobsahuje to, co očekáváte.
- Nastavení sloupců — vybíráte si z desítek údajů od kódu a čísla dokladu přes storno příznaky a evidenční číslo daňového dokladu až po stav schvalování.
- Uložení seznamu, aby vám příště naskočil ve stejné podobě.
- Export seznamu pro další zpracování.
Účetní knihy: rozvaha a výsledovka nad vlastní pracovní knihou
Druhý modul odpovídá na otázku „jak si na tom stojíme“. Vlevo jsou pracovní knihy rozdělené do skupin DPH a Období, plus knihy, které si založíte sami. Pracovní kniha není jen filtr nad daty — je to uložené zadání, jak se má výkaz spočítat.
Nastavení knihy určuje, co se počítá
V dialogu Nastavení pracovní knihy se skládají podmínky výkazu: které transakce vstupují, jaké období nebo datum, jaké účty, partneři, útvary, výkony a zakázky — vždy s volbou zahrnout vybrané, nebo vyloučit vybrané. K tomu volby, které v účetnictví rozhodují o výsledku:
- počáteční zůstatky z hlavní knihy, nebo konečné zůstatky z pracovní knihy,
- přičtení obratů od počátku účetního období,
- připočtení výsledku hospodaření na zvolený účet,
- zahrnutí podrozvahových a výsledkových účtů,
- členění dle útvarů, výkonů, zakázek a jejich kombinací,
- práce s cizím účtovým rozvrhem a volba, podle jakého data se počítá.
Knihu si můžete nechat zobrazit v menu, takže sestavu, kterou používáte každý měsíc, máte na jedno kliknutí.
Od tříd k analytice jedním kliknutím
Záložky Rozvaha a Výsledovka ukazují nad zvoleným obdobím celkové náklady, výnosy a výsledek hospodaření a pod nimi rozpad, jehož podrobnost si volíte: Třídy → Skupiny → Syntetika → Analytika. Období zadáváte od–do a agregujete po měsících, kvartálech, půlrocích nebo rocích; každý řádek nese podíl v procentech, konečný zůstatek i hodnoty v jednotlivých měsících. Strom se rozbaluje po částech nebo celý, zobrazení lze přepnout do dvou sloupců a stejně jako v Účetních zápisech si sestavu uložíte a vyexportujete.
Grafy a přepočet
Záložka Grafy překládá stejná data do struktury nákladů a výnosů a do měsíčního vývoje — hodí se na poradu víc než tabulka o sto řádcích. Přepočet je oddělený od kontroly: máte Přepočítat s kontrolou, Přepočítat bez kontroly pro rychlý náhled a samostatnou Kontrolu. U knihy je vždy vidět, kdo ji přepočítal a kdy, takže se nediskutuje nad neaktuálním číslem.
Co to znamená v praxi
Uzávěrka přestává být sériový proces, ve kterém se čeká na jednoho člověka se zamčeným obdobím. Kontrola proběhne dřív než zaúčtování, takže se chyby řeší v dokladech, ne opravnými zápisy. A rozvaha i výsledovka vznikají přímo nad účetními daty — bez exportu do tabulky, který je zastaralý ve chvíli, kdy ho pošlete e-mailem.
Jak si to vyzkoušet
Oba moduly jsou součástí Hubu a jsou přístupné podle oprávnění, takže rozsah, který uvidí účetní, fakturantka a jednatel, si nastavíte sami. Jste-li náš klient, ozvěte se nám a Účetnictví vám v Hubu zapneme a projdeme s vámi. Pokud Notia teprve zvažujete, rádi vám celý Hub — od skladu a majetku po účetnictví — ukážeme na vašich datech.